Rezerwacja noclegów pracowniczych – krok po kroku

Konieczność rezerwacji obiektu pojawia się również w związku z delegacją, czy pracą sezonową. Podczas poszukiwania odpowiedniego miejsca, należy wziąć pod uwagę znacznie więcej aspektów, niż w przypadku organizowania noclegu dla pojedynczej osoby. Pomieszczenie nieraz kilkunastoosobowego zespołu może być wyzwaniem, dlatego warto pamiętać o kilku ważnych kwestiach.

1. Wybór obiektu

Kryteria wyboru kwatery powinny być ściśle związane z powodem dla którego poszukiwane są noclegi pracownicze. W kwestii lokalizacji, należy skupić się na obiektach, które znajdują się maksymalnie blisko danej inwestycji, budynku w którym odbywa się szkolenie czy innego miejsca, do którego będą przemieszczać się pracownicy. Codzienne dojazdy wiążą się z koniecznością pozostawiania samochodów na parkingu. Należy więc dowiedzieć się iloma miejscami parkingowymi dysponuje wybrany przez nas obiekt, co pozwoli oszacować czy ich liczba jest wystarczająca dla wszystkich pracowników. Jakie kwestie jeszcze są istotne na etapie wybierania kwatery?

• Niezwykle istotnym aspektem z punktu widzenia pracowników jest wyposażenie pokojów, zwłaszcza jeśli ich pobyt będzie dłuższy. Dobrym rozwiązaniem są obiekty oferujące noclegi pracownicze z dostępem do sprzętu kuchennego. Dzięki temu, pracownicy będą mogli bez problemu przygotować dla siebie posiłki oraz gorące napoje typu kawa czy herbata. Bardzo ważna jest także lodówka, umożliwiająca wygodne przechowywanie produktów. Należy dowiedzieć się jaka jest liczba szafek i czy aby na pewno jest dopasowana do liczby gości, których pomieści pokój. Niezbędnym elementem jest także wi-fi.
• Z punktu widzenia pracodawcy, jednym z najważniejszych aspektów jest cena. Warto pamiętać, iż w przypadku dłuższego wynajmu, wiele obiektów jest otwarta na negocjacje.

2. Rezerwacja noclegów

Choć wiele noclegów można zarezerwować poprzez różnego rodzaju strony internetowe, które pośredniczą w całym procesie, w przypadku większej liczby pokoi i konkretnych potrzeb, najlepiej zrobić to telefonicznie. Jest to również najlepszy sposób jeśli zależy nam na uzyskaniu konkretnych informacji, które nie do końca są jasno opisane w Internecie. Kontaktując się drogą telefoniczną, jesteśmy w stanie znacznie szybciej ustalić dane kwestie. Przed wykonaniem telefonu, najlepiej przygotować wcześniej pytania, aby w trakcie rozmowy żadna z istotnych rzeczy nam nie umknęła. Noclegi pracownicze warto załatwiać z wyprzedzeniem. Dzięki temu istnieje większa szansa, iż wybrany przez nas obiekt będzie dysponował taką liczbą pokoi, jaka nas interesuje.

3. Płatność

Większość obiektów tego typu pobiera opłatę z góry. Jednym z najważniejszych elementów dla właścicieli firmy zatrudniającej pracowników, dla których organizowane są noclegi, jest możliwość wystawienia faktury VAT przez wybrany ośrodek, hotel czy kwaterę. Warto uzyskać informację w tej sprawie już podczas rozmowy telefonicznej. Aby w trakcie meldunku pracowników w obiekcie nie doszło do niezręcznych sytuacji, należy dowiedzieć się również czy istnieje konieczność wpłacania kaucji lub uiszczania jakichkolwiek opłat dodatkowych. Kwatery oferujące noclegi pracownicze bardzo często wymagają podpisania umowy regulującej zasady pobytu. Jest to dokument co do zasady zabezpieczający obie strony, dlatego warto dokładnie prześledzić wszystkie punkty.